Thủ Tục Hợp Pháp Hóa Lãnh Sự Và Apostille Từng Bước (Cập Nhật 2026)

Cập nhật ngày 02/10/2026.

Từ ngày 11/9/2026, Công ước Apostille có hiệu lực tại Việt Nam nên thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự không còn là con đường duy nhất cho giấy tờ đi nước ngoài hoặc từ nước ngoài về. Bài này hướng dẫn từng bước theo ba tình huống phổ biến, để bạn biết mình cần làm gì, nộp ở đâu và chuẩn bị giấy tờ gì.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự: xác định hồ sơ của bạn thuộc tình huống nào

Hãy trả lời hai câu hỏi: giấy tờ do nước nào cấp và sẽ dùng ở nước nào. Sau đó đối chiếu bảng dưới đây.

Tình huống	Thủ tục áp dụng
Giấy tờ Việt Nam dùng ở nước thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam	Xin chứng nhận Apostille tại Việt Nam
Giấy tờ nước thành viên dùng tại Việt Nam	Xin Apostille tại nước cấp giấy tờ, không cần hợp pháp hóa lãnh sự
Giấy tờ đi hoặc đến từ nước chưa áp dụng Công ước với Việt Nam	Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự theo quy trình truyền thống

Hiện nhóm nước chưa áp dụng Công ước với Việt Nam gồm Đức, Áo, Cộng hòa Séc, Thái Lan (đến trước ngày 28/02/2027) và các nước chưa phải thành viên. Một số loại giấy tờ như giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến thương mại hoặc hải quan, hay giấy tờ do viên chức ngoại giao, lãnh sự lập, vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự. Xem thêm bài tổng hợp về Công ước Apostille.

Tình huống 1: Giấy tờ Việt Nam dùng ở nước thành viên (xin Apostille)

Chuẩn bị giấy tờ. Dùng giấy tờ công do cơ quan Việt Nam cấp hoặc chứng thực. Nếu cơ quan nước đến yêu cầu bản dịch, hãy hỏi trước thứ tự thực hiện (dịch trước hay xin Apostille trước).
Nộp hồ sơ xin Apostille tại Cục Lãnh sự (Bộ Ngoại giao, Hà Nội) hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM. Thời gian nhận hồ sơ theo thông báo của Sở Ngoại vụ là các ngày làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu và sáng thứ Bảy, trừ ngày lễ, Tết.
Nộp phí. Nghị định 293/2026/NĐ-CP dẫn chiếu tới mức phí chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự hiện hành, hiện được ghi nhận ở mức 30.000 đồng/bản/lần. Hãy xác nhận lại mức phí khi nộp.
Nhận kết quả. Thời hạn tính từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ và phụ thuộc số giấy tờ trong bộ hồ sơ: 1 ngày làm việc với hồ sơ từ 1 đến 4 giấy tờ, lâu hơn với hồ sơ nhiều giấy tờ.

Danh mục hồ sơ, biểu mẫu và hình thức nộp (trực tiếp, bưu chính hay trực tuyến) được đăng trên trang chuyên biệt của cơ quan lãnh sự (apostille.lanhsuvietnam.gov.vn). Hãy kiểm tra trước khi nộp vì quy trình đang được triển khai.

Tình huống 2: Giấy tờ nước ngoài dùng tại Việt Nam

Nếu nước cấp là thành viên Công ước có quan hệ áp dụng với Việt Nam:

Xin chứng nhận Apostille tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp giấy tờ.
Dịch giấy tờ sang tiếng Việt và công chứng hoặc chứng thực bản dịch nếu giấy tờ không bằng tiếng Việt.
Nộp cho cơ quan Việt Nam tiếp nhận. Cơ quan, tổ chức tại Việt Nam không được yêu cầu thêm thủ tục chứng nhận lãnh sự hay hợp pháp hóa lãnh sự cho giấy tờ có Apostille hợp lệ.

Nếu nước cấp chưa áp dụng Công ước với Việt Nam: giấy tờ cần được cơ quan có thẩm quyền của nước đó chứng nhận, rồi hợp pháp hóa tại cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài hoặc tại Việt Nam theo từng trường hợp. Thủ tục thực hiện theo Nghị định 111/2011/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung) với tờ khai theo mẫu và giấy tờ cần hợp pháp hóa.

Giấy tờ đã hợp pháp hóa trước ngày 11/9/2026 vẫn dùng được, không phải làm lại.

Tình huống 3: Giấy tờ Việt Nam dùng ở nước chưa áp dụng Công ước

Quy trình truyền thống vẫn gồm các bước chính:

Dịch thuật sang ngôn ngữ của nước đến.
Công chứng bản dịch hoặc giấy tờ theo quy định.
Chứng nhận lãnh sự tại Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ TP.HCM (mức phí hiện ghi nhận 30.000 đồng/lần theo Thông tư 157/2016/TT-BTC).
Hợp pháp hóa tại đại sứ quán hoặc lãnh sự quán của nước đến.

Mỗi nước có thể có thêm yêu cầu riêng, ví dụ thứ tự bước hay lệ phí tại đại sứ quán, nên hãy xem trang thông tin lãnh sự của nước đó.

Những lỗi thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại

Làm sai thủ tục: xin hợp pháp hóa cho nước đã áp dụng Apostille hoặc ngược lại.
Bản dịch không đúng chuẩn hoặc sai thứ tự so với yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Giấy tờ hết thời hạn sử dụng, ví dụ phiếu lý lịch tư pháp hay giấy khám sức khỏe.
Thông tin trên bản dịch không khớp giấy tờ gốc (họ tên, ngày sinh, số giấy tờ).

Hỗ trợ dịch thuật công chứng cho hồ sơ của bạn

Dù theo thủ tục nào, bản dịch chính xác là điều kiện để hồ sơ được chấp nhận. PLG Translation cung cấp dịch thuật công chứng cho giấy tờ cá nhân và doanh nghiệp. Bạn có thể xem báo giá dịch thuật hoặc liên hệ hotline 0936.973.413, email dichthuat@plg.com.vn để được tư vấn thủ tục phù hợp. Nội dung dịch vụ hợp pháp hóa tại TP.HCM xem tại trang hướng dẫn hợp pháp hóa lãnh sự.

Câu hỏi thường gặp

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự mất bao lâu? Phụ thuộc loại thủ tục, số lượng giấy tờ và cơ quan tiếp nhận. Với Apostille tại Việt Nam, thời hạn theo số giấy tờ trong hồ sơ như nêu ở trên. Với quy trình truyền thống, cần cộng thêm thời gian tại đại sứ quán nước đến.

Có thể tự làm không hay phải qua dịch vụ? Bạn hoàn toàn có thể tự thực hiện. Dịch vụ chỉ giúp tiết kiệm thời gian và tránh sai sót khi hồ sơ nhiều giấy tờ hoặc nhiều bước.

Có thể nộp hồ sơ trực tuyến không? Nghị định 293/2026/NĐ-CP có quy định hồ sơ Apostille điện tử nộp trực tuyến bên cạnh hồ sơ giấy. Hãy xem hướng dẫn mới nhất của Cục Lãnh sự để biết hình thức đang được triển khai.

Các bài liên quan khác nằm trong chuyên mục Hợp pháp hóa lãnh sự.

Nguồn tham khảo: trang hợp pháp hóa và chứng nhận giấy tờ của Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ và thông báo tiếp nhận hồ sơ Apostille của Sở Ngoại vụ TP.HCM.