Cập nhật ngày 03/10/2026.
Du học Nhật Bản có quy trình riêng: bạn không nộp trực tiếp cho cơ quan xuất nhập cảnh Nhật mà thường thông qua trường, và hồ sơ giấy tờ của bạn sẽ được trường dùng để xin Giấy chứng nhận tư cách lưu trú (COE). Vì vậy chất lượng bản dịch ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả xét duyệt. Bài viết này hướng dẫn dịch thuật hồ sơ du học Nhật Bản: những giấy tờ thường cần dịch và lưu ý khi làm thủ tục sau ngày 11/9/2026.
Hồ sơ du học Nhật Bản gồm những giấy tờ nào?
Danh mục cụ thể tùy trường và kỳ nhập học, nhưng các nguồn tư vấn phổ biến cho thấy bộ hồ sơ xin COE thường gồm:
- Giấy tờ nhân thân: giấy khai sinh, hộ chiếu (nếu đã có), ảnh thẻ.
- Giấy tờ học vấn: bằng tốt nghiệp, học bạ hoặc bảng điểm của bậc học cao nhất, giấy xác nhận đang học (nếu chưa tốt nghiệp).
- Chứng chỉ tiếng Nhật: JLPT, NAT-TEST hoặc giấy chứng nhận học tiếng Nhật.
- Giấy tờ tài chính: sổ tiết kiệm, giấy tờ chứng minh thu nhập của người bảo lãnh.
- Giấy tờ từ trường tại Nhật: giấy nhập học, kế hoạch học tập.
Nhiều hướng dẫn cũ còn liệt kê sổ hộ khẩu. Sổ hộ khẩu giấy đã hết giá trị từ 01/01/2023, nên hãy hỏi trường cần giấy tờ thay thế nào. Xem thêm bài dịch thuật giấy tờ cá nhân.
Dịch thuật hồ sơ du học Nhật Bản: dịch sang tiếng gì?
Theo thông tin hướng dẫn xin COE, nếu giấy tờ không lập bằng tiếng Nhật thì cần đính kèm bản dịch tiếng Nhật, và nhiều nơi cũng chấp nhận tiếng Anh tùy cơ quan hoặc trường tiếp nhận. Vì vậy trước khi dịch, hãy hỏi trường:
- Dịch sang tiếng Nhật hay tiếng Anh?
- Cần bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch hay không?
- Có yêu cầu mẫu bản dịch riêng của trường không?
Các giấy tờ thường cần dịch nhất là giấy khai sinh, học bạ, bảng điểm và bằng tốt nghiệp. Với học bạ, hãy tham khảo hướng dẫn dịch học bạ, còn với giấy khai sinh xem hướng dẫn dịch giấy khai sinh.
Những điểm dễ sai khi dịch hồ sơ cho Nhật Bản
- Tên riêng và địa danh: nên theo đúng hộ chiếu và giữ nhất quán ở mọi giấy tờ. Một số trường có thể yêu cầu cách ghi riêng, hãy hỏi trước.
- Thông tin phải trùng khớp tuyệt đối: các hướng dẫn về COE đều nhấn mạnh sai lệch nhỏ giữa các giấy tờ có thể dẫn đến bị từ chối.
- Điểm số và xếp loại: giữ nguyên thang điểm gốc, không tự quy đổi.
- Tên trường và tên môn học: thống nhất giữa học bạ, bảng điểm và bằng tốt nghiệp.
- Dịch thiếu trang, thiếu con dấu và phần xác nhận.
Quy trình xử lý giấy tờ cho hồ sơ du học Nhật
- Nhận danh mục giấy tờ từ trường hoặc đơn vị hỗ trợ nộp hồ sơ.
- Chuẩn bị giấy tờ gốc còn trong thời hạn mà trường chấp nhận.
- Dịch sang ngôn ngữ trường yêu cầu và chứng thực chữ ký người dịch nếu cần.
- Làm thêm Apostille hoặc hợp pháp hóa lãnh sự nếu cơ quan hoặc trường Nhật yêu cầu xác thực giấy tờ.
- Gửi hồ sơ cho trường để xin COE, rồi chuẩn bị hồ sơ visa.
Nhật Bản là một nước thành viên Công ước Apostille và không nằm trong nhóm ngoại lệ (Đức, Áo, Séc, Thái Lan) của Việt Nam. Nếu bên tiếp nhận ở Nhật yêu cầu xác thực giấy tờ công của Việt Nam, từ 11/9/2026 thường dùng Apostille thay cho chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự. Tuy nhiên, nhiều trường chỉ yêu cầu bản dịch có chứng thực chứ không yêu cầu Apostille, nên hãy hỏi trước để không làm thừa thủ tục. Chi tiết xem thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và Apostille từng bước.
Thời hạn của giấy tờ và lịch nộp hồ sơ
Mỗi kỳ nhập học có hạn nộp riêng cho COE, và một số giấy tờ (giấy tờ tài chính, giấy xác nhận) có thể bị yêu cầu cấp trong khoảng thời gian gần ngày nộp. Nếu nộp trễ, hồ sơ có thể phải chuyển sang kỳ sau. Vì vậy hãy lên kế hoạch dịch sớm và dùng dịch thuật cấp tốc khi cần.
Bài tổng hợp chung cho mọi nước xem tại danh sách giấy tờ và quy trình dịch hồ sơ du học. Về chi phí, xem giá dịch thuật công chứng.
Nguồn tham khảo về Apostille: trang hợp pháp hóa và chứng nhận giấy tờ của Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ và thông báo tiếp nhận hồ sơ Apostille của Sở Ngoại vụ TP.HCM.
Câu hỏi thường gặp
Hồ sơ du học Nhật có cần Apostille không? Không phải lúc nào cũng cần. Tùy trường và cơ quan tiếp nhận. Hãy hỏi rõ trước khi làm để tránh tốn thời gian.
Dịch sang tiếng Anh có được không? Nhiều trường và cơ quan chấp nhận bản dịch tiếng Anh hoặc tiếng Nhật, nhưng yêu cầu cụ thể khác nhau theo từng trường.
Dịch học bạ và bằng tốt nghiệp cùng lúc có lợi gì? Giúp tên trường, tên môn học và cách ghi điểm khớp nhau giữa các giấy tờ, giảm nguy cơ bị yêu cầu bổ sung.
Giấy tờ phải còn hạn bao lâu? Tùy từng loại giấy tờ và yêu cầu của trường. Nên hỏi trường và nộp trong khoảng thời gian cho phép.
Cần tư vấn dịch hồ sơ du học Nhật? Liên hệ hotline 0936.973.413 hoặc email dichthuat@plg.com.vn.
Zalo