Khi hội nghị có khách mời, diễn giả hoặc đối tác nước ngoài tham dự, phiên dịch hội nghị quốc tế không đơn thuần là chuyển ngữ mà còn liên quan đến tổ chức nhiều ngôn ngữ cùng lúc, sự khác biệt múi giờ, văn hoá và cả rủi ro pháp lý nếu có ký kết hợp đồng tại chỗ. Bài viết này giúp ban tổ chức chuẩn bị đúng và đủ trước khi sự kiện diễn ra.
Phiên dịch hội nghị quốc tế khác gì hội nghị trong nước?
Với hội nghị chỉ có người tham dự trong nước, phiên dịch thường chỉ cần một cặp ngôn ngữ. Hội nghị quốc tế có thể cần phiên dịch nhiều chiều cùng lúc: ví dụ diễn giả nói tiếng Anh, khách mời Nhật và Hàn cùng tham dự, đòi hỏi bố trí nhiều phiên dịch viên hoặc thiết bị dịch song song đa kênh.
Những điều cần chuẩn bị trước sự kiện
1. Xác định đầy đủ các ngôn ngữ cần dùng
Không chỉ ngôn ngữ của diễn giả chính, cần liệt kê cả ngôn ngữ của khách mời quan trọng, đối tác ký kết, và truyền thông nếu có phỏng vấn báo chí quốc tế.
2. Chọn hình thức phiên dịch phù hợp quy mô
Hội nghị nhiều đại biểu, nhiều ngôn ngữ thường dùng phiên dịch song song (cabin) với thiết bị tai nghe riêng cho từng ngôn ngữ. Cuộc họp song phương nhỏ, đàm phán riêng thường phù hợp với phiên dịch nối tiếp hơn.
3. Gửi trước tài liệu và thuật ngữ chuyên ngành
Với hội nghị quốc tế, thuật ngữ kỹ thuật, tên riêng, chức danh cần được thống nhất trước để tránh sai lệch giữa các ngôn ngữ khi dịch cùng lúc. Nên gửi chương trình nghị sự, slide và danh sách thuật ngữ cho phiên dịch viên ít nhất vài ngày trước sự kiện.
4. Lưu ý khác biệt văn hoá trong giao tiếp
Một số nền văn hoá có cách xưng hô, mức độ trang trọng khác nhau. Phiên dịch viên có kinh nghiệm quốc tế sẽ điều chỉnh cách truyền đạt để giữ đúng sắc thái mà không gây hiểu lầm.
5. Cân nhắc yếu tố pháp lý nếu có ký kết tại sự kiện
Nếu hội nghị có ký biên bản ghi nhớ hoặc hợp đồng với đối tác nước ngoài, nên có phiên dịch viên am hiểu thuật ngữ pháp lý, và cân nhắc thêm bản dịch thuật công chứng cho văn bản chính thức. Xem thêm về dịch thuật công chứng nếu tài liệu cần giá trị pháp lý.
Rủi ro thường gặp khi tổ chức hội nghị quốc tế
- Thiếu phiên dịch viên dự phòng: với sự kiện dài hoặc nhiều phiên, nên có người thay thế nếu phiên dịch viên chính cần nghỉ.
- Không thống nhất thuật ngữ trước: dẫn đến hai phiên dịch viên dịch khác nhau cho cùng một thuật ngữ, gây nhầm lẫn cho người nghe.
- Thiết bị dịch song song không kiểm tra trước: nên kiểm tra âm thanh, tần số kênh trước giờ khai mạc để tránh sự cố kỹ thuật giữa chừng.
- Đặt phiên dịch viên quá sát ngày sự kiện: với ngôn ngữ hiếm hoặc mùa cao điểm hội nghị, nên đặt lịch sớm để có đủ thời gian chuẩn bị thuật ngữ.
Vì sao nên làm việc với đơn vị có kinh nghiệm hội nghị quốc tế
Một đơn vị từng phụ trách phiên dịch cho các sự kiện có yếu tố nước ngoài sẽ hiểu quy trình phối hợp với ban tổ chức, cách bố trí nhiều ngôn ngữ cùng lúc và cách xử lý tình huống phát sinh. Xem chi tiết dịch vụ tại phiên dịch hội nghị – sự kiện.
Tham khảo thêm: Hiệp hội Phiên dịch Hội nghị Quốc tế (AIIC) là tổ chức nghề nghiệp quốc tế thành lập năm 1953, trụ sở tại Geneva (Thụy Sĩ), nơi ban tổ chức có thể tìm hiểu chuẩn mực nghề phiên dịch hội nghị.
Câu hỏi thường gặp
Hội nghị có 3-4 ngôn ngữ cùng lúc thì cần bao nhiêu phiên dịch viên?
Thường mỗi ngôn ngữ cần ít nhất một phiên dịch viên cho hình thức nối tiếp, hoặc một cặp phiên dịch viên nếu dùng cabin song song cho sự kiện dài.
Có cần phiên dịch viên biết trước chủ đề chuyên ngành của hội nghị không?
Nên có, đặc biệt với hội nghị y khoa, tài chính, kỹ thuật hoặc pháp lý, vì thuật ngữ chuyên ngành ảnh hưởng trực tiếp đến độ chính xác khi dịch.
Phiên dịch cho hội nghị tổ chức ở nước ngoài có khác gì trong nước?
Cần tính thêm chi phí di chuyển, lưu trú cho phiên dịch viên, và nên xác nhận sớm các yêu cầu về visa, giấy tờ nếu phiên dịch viên cần xuất cảnh.
Để được tư vấn phương án phù hợp cho hội nghị của bạn, xem báo giá dịch vụ dịch thuật hoặc liên hệ PLG Translation.
Zalo